15 September 2021 2246
Accounting & Finance

Agile Organizations for Finance Unit

Era distruptive yang melanda dunia bisnis pada saat ini mengakibatkan perubahan yang sangat cepat pada persaingan, permintaan, teknologi dan regulasi, sehingga penting bagi sebuah entitas untuk bisa merespon dan beradaptasi dengan cepat. Sebagian besar entitas yang berada di dunia sekarang masih mengadopsi cara berorganisasi secara tradisional, yang menganalogikan sebuah organisasi sebagai mesin. Organisasi tradisional memang dirancang untuk menciptakan stabilitas bagi organisasi, bersifat statis dan memiliki struktur hirarki yang  jelas. Proses menciptakan tujuan dan pengambilan keputusan terstruktur secara jelas dari top management hingga ke bottom. Struktur organisasi tradisional menawarkan tingkat stabilitas dan akurasi yang tinggi hanya saja sering kali rigid dan lamban.

Disisi lain, muncul agile organization sebagai sebuah metodologi organisasi baru yang mengubah cara kerja suatu entitas, yang menganalogikan sebuah organisasi sebagai organisme yang hidup. Agile organization dirancang untuk menciptakan stabilitas sekaligus dinamisme didalam suatu organisasi. Agile organization terdiri dari tim yang terhubung satu sama lain yang dituntut untuk beroperasi dalam siklus yang cepat dalam hal mempelajari sesuatu dan membuat keputusan sehingga mutlak bagi agile organization untuk memiliki teknologi mumpuni yang membantu tim dalam belajar dan proses pengambilan keputusan.

Organisasi, pimpinan dan pegawai dalam agile organization harus memiliki kesamaan tujuan dan visi. Agile organization memiiliki kemampuan untuk secara cepat dan efisien merancang ulang strategi, struktur, susunan tim, proses dan teknologi dengan tujuan menangkap opportunity untuk menciptakan dan menjaga value bagi entitas. Agile organization menambahkan kecepatan dan kemampuan adaptasi kedalam stabilitas suatu entitas. Agile organization dianggap lebih cocok diterapkan di era distruptive seperti sekarang. Anggapan ini didukung oleh hasil riset yang dilakukan oleh Mckinsey yang menyatakan bahwa entitas yang telah menerapkan agile organization memperoleh kinerja yang lebih baik dibandingkan dengan entitas yang belum menerapkannya. Selain itu ditemukan pula bahwa entitas yang berada dalam lingkungan bisnis yang volatile dan dipenuhi ketidakpastian memiliki prioritas untuk segera bertransformasi menjadi agile organization.

Fungsi finance dalam suatu entitas/perusahaan memegang peranan penting dalam memberikan informasi dan insights kepada top management dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu penting pula bagi fungsi finance di entitas/perusahaan untuk bisa memberikan informasi yang akurat dan relevan dengan cepat. Solusinya adalah dengan membuat unit finance tersebut lebih agile. Kondisi saat ini lebih banyak perusahaan yang masih menggunakan model operasi tradisional dimana unit finance dibagi kedalam area-area yang spesifik dan terfokus pada pelaporan management, budgeting & planning, treasury&controller dan perpajakan. Pekerjaan dalam area spesifik tersebut mungkin akan selesai dan memberikan informasi bagi top management, hanya saja karyawan yang dikerahkan di fungsi tersebut jarang memiliki waktu untuk membantu memberikan insight terhadap strategi finansial dan bisnis perusahaan secara keseluruhan. Lebih jauh lagi, struktur organisasi tradisional ini akan menghambat unit finance dalam merespon secara cepat ketika terjadi perubahan dalam bisnis. Apa yang dibutuhkan unit finance adalah model operasi agile yang mendorong staff finance menjadi poros dalam menyelesaikan isu penting dalam bisnis.

Menurut riset dari Mckinsey, unit finance yang telah sepenuhnya menjadi agile akan memiliki ciri sebagai berikut :
  1. Berfokus kepada stakeholders (pelanggan, partner bisnis dan pesaing), sehingga memungkinkan bagi unit finance untuk secara cepat merespon jika ada perubahan di dalam lingkungan finansial.
  2. Pekerjaan unit finance dibagi menjadi dua tipe besar, yang pertama adalah pekerjaan klerikal atau transaksional yang dikerjakan rutin ,terus berulang dan memiliki suatu standar pengerjaan yang tetap. Yang kedua adalah pekerjaan untuk membantu perusahaan mencapai tujuan strategis yang dilakukan oleh sebuah tim yang terdiri dari personil unit finance dan juga personil dari unit lain di perusahaan yang memiliki kepentingan di tujuan strategis tersebut.
  3. Bergerak dalam tim kecil yang berfokus untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam satu waktu dan tim tersebut terdiri dari personil dari berbagai fungsi dan memiliki skill yang berbeda.
  4. Perkembangan mindset entrepreneur dalam anggota tim.
 
Agar sukses untuk menjadi unit finance yang agile, karyawan dalam unit finance perlu dipisahkan menjadi fungsi – fungsi seperti pada gambar berikut :

 

Gilang

Sumber : https://www.mckinsey.com/business-functions/operations/our-insights/new-technology-new-rules-reimagining-the-modern-finance-workforce
  
The Core
Tim kecil, yang terdiri dari personil yang mengerti finance secara menyeluruh, akan bertanggung jawab terhadap sebagian besar aktifitas akunting dan pencatatan. Selain itu tim ini juga mengerjakan proses transaksi harian seperti penerbitan invoice dan management revenue. Semua pekerjaan di core unit ini sebagian besar harus sudah terotomatisasi dan terstandarisasi dengan baik, sehingga dengan jumlah tim yang kecil saja sudah cukup untuk menangani pekerjaan ini. Tanggung jawab core unit sangatlah besar, mereka harus memastikan data yang dihasilkan oleh system keuangan reliable, relevan dan akurat karena data tersebut yang akan menjadi dasar, landasan dan tulang punggung bagi semua aktifitas problem solving di unit finance maupun di perusahaan secara keseluruhan.

The Problem solvers
Grup yang menjadi tempat bagi sebagian besar sumber daya manusia di unit finance. Personil di grup ini menyebar ke seluruh fungsi/unit yang ada di perusahaan dan mendedikasikan semua fokus dan effort untuk membantu menyelesaikan isu penting bagi bisnis perusahaan. Personil bisa masuk dan keluar di sebuah proyek keuangan dengan cepat dan berkolaborasi dengan berbagai disiplin pekerjaan di seluruh perusahaan untuk menyelesaikan tantangan yang ada. Perlu ada senior leader yang mengawasi kinerja dari personil problem solvers agar alokasi tenaga dan waktu bisa efektif dan efisien.

The specialists
Personil unit finance yang memiliki pengetahuan dan skill spesifik secara mendalam dan dikumpulkan didalam suatu unit yang dinamakan center of excellence (COE). Masing masing personil COE memiliki focus tersendiri terhadap aspek keuangan tertentu seperti, analisis revenue dan pelanggan, accounting standards, tax planning atau  working capital management.

The Value Leaders
Personil unit finance yang memiliki skill yang tinggi diatas rata-rata yang memimpin problem solvers dalam menyelesaikan masalah. Finance value leader memiliki scope pekerjaan yang luas yang memungkinkan mereka menyelesaikan peluang dan tantangan bisnis yang ada di segala penjuru perusahaan. Finance value leaders harus memiliki skill yang mumpuni dalam hal problem solving, berkolaborasi dengan berbagai unit, pengetahuan finansial, memiliki sense bisnis yang tajam, dan mampu melakukan analisis data teknis. Finance value leaders berperan sebagai integrator, mengumpulkan dan menganalisis masukan dari core unit, problem solvers dan personil COE. Lalu mengembangkan suatu rencana kerja yang bertujuan untuk meningkatkan atau menjaga kesehatan keuangan dari perusahaan.
 
Untuk bisa menjadi unit finance yang agile, mutlak diperlukan suatu system keuangan dan system perusahaan secara keseluruhan yang terotomatisasi dan terstandarisasi dengan baik. Selain itu diperlukan personil unit finance yang memiliki kapabilitas untuk bisa menggunakan, melakukan analisa dengan baik dan mampu memberikan insight terhadap perbaikan dari system tersebut agar bisa terus handal dalam menghasilkan informasi yang relevan.



 Daftar Pustaka
 
The five trademarks of agile organizations by Wouter Aghina, Aaron De Smet, Gerald Lackey, Michael Lurie, and Monica Murarka – www.mckinsey.com
New Technology, new rules : Reimagining the modern finance workforce by Steven Eklund, Michele Tam and Ed Woodcock – www.mckinsey.com
How to create an agile organizations by Wouter Aghina, Aaron De Smet, Gerald Lackey, Michael Lurie, and Monica Murarka – www.mckinsey.com


 

Penulis

Gilang Ramadhan SE., CRMO,. WMI., CA Ak.

Email: gilang@indonesiare.co.id